5 pasos para ordenar la organización

Las empresas que están en proceso de institucionalización deben considerar como una de las acciones claves el darle orden a su estructura organizacional para brindar mayor claridad en los mandos de control y en el funcionamiento de los equipos naturales. A continuación te compartimos cinco pasos para ordenar y fortalecer el funcionamiento del personal:

1. Construya su Organigrama:  La sola acción de plasmar la estructura en un gráfico llamado organigrama, nos permite poner frente a nosotros el acomodo de la gente por funciones lógicas y confirmar si esto es lo que requerimos para ejecutar la estrategia de manera exitosa. Dedique tiempo suficiente para reunirse con sus reportes directos y discutir el acomodo optimo del personal para obtener los mejores resultados.

2. Comunique la Estructura: El siguiente paso es que estos gráficos (organigramas) sean difundidos para el conocimiento general de los empleados, para que estos identifiquen el equipo con el que trabajan y el líder que estará apoyándolos. Parece una acción de poca relevancia pero el efecto positivo que tiene en el ordenamiento de los colaboradores es excelente.

3. Describa los Puestos: Esta es una de las demandas básicas que cualquier empleado agradecerá. El ejercicio ideal es que cada líder junto con el colaborador de mayor experiencia en el puesto, analicen en conjunto las responsabilidades y tareas que debe realizarse en ese cargo para describirlas claramente en el formato establecido. La descripción es una tarea de ida y vuelta, con avances en la redacción, revisiones, borrones y nuevas definiciones hasta sentirse cómodos con la forma en que se expresa cada cargo.

4. Defina los Indicadores Clave de Desempeño: Como parte de la descripción de cada puesto, es importante incluir los indicadores clave del desempeño que darán un alineamiento estratégico hacia el impacto en los resultados principales. Si el puesto no encuentra la forma como éste contribuye a lograr la visión, algo habrá que revisar, cuestionar, eliminar, sustituir o modificar. Los indicadores son el “tablero del avión” donde sabremos si vamos con el vuelo estable o turbulento.

5. Comparta las Descripciones de Puestos: Muchas empresas tienen estos documentos debidamente archivados en una carpeta que decorará los libreros y las gavetas de las oficinas. Si no es un documento del dominio público usted ha perdido el tiempo y está dejando pasar una oportunidad de oro para aumentar la efectividad del funcionamiento. Permita que cada empleado tenga en su poder la descripción de su puesto, la lea, analice, entienda y clarifique lo que se está esperando de ellos en el cargo que ocupan.

Confíe en que los esfuerzos que realice en la implementación de estos 5 pasos le traerán importantes beneficios que pagarán por mucho el tiempo invertido en darle orden a la estructura organizacional.